12 Muster für kleine Unternehmen und Vereine

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat erste Handreichungen für Vereine und kleine Unternehmen wie Handwerksbetriebe, Online-Shops und Arztpraxen erstellt. Die veröffentlichten Informationen sollen die wesentlichen Anforderungen des neuen europäischen Datenschutzrechts für diese Gruppe von Verantwortlichen möglichst kompakt und verständlich aufzeigen – letztendlich halten sich die Neuerungen und Mehraufgaben gerade für die kleineren Betriebe in Grenzen.

WIE KÖNNEN DIE KLEINEN BETRIEBE DEN ANFORDERUNGEN DER DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG (DS-GVO) GERECHT WERDEN?

Seit einiger Zeit wird das BayLDA überhäuft von Anfragen verunsicherter Vereinsvorstände, Geschäftsführer kleiner Unternehmen, Handwerker, Ärzte, usw., die allesamt das Gleiche wissen wollen: Wie können die kleinen Betriebe den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gerecht werden? Stand heute, 22. März 2018, bleiben schließlich nur noch 64 Tage auf dem Papier (von insgesamt 730 Tagen Übergangs- und Vorbereitungszeit), um die gesetzlichen Vorgaben der DS-GVO im eigenen Betrieb „noch rechtzeitig“ umzusetzen. Gerade die Firmen und Einrichtungen, die den Datenschutz bisher noch nicht auf dem Schirm hatten, sind spätestens jetzt aufgeschreckt. Gepaart mit dem insoweit richtigen Hinweis, dass Verstöße gegen die DS-GVO ab 25. Mai 2018 mit Bußgeldern in völlig neuer Größenordnung von bis zu 20 Mio. EUR sanktioniert werden können, führt dies verständlicherweise zu einer verstärkten Unruhe und spürbaren Verunsicherung seitens der „Verantwortlichen“ (wie Unternehmen, Vereine oder Verbände nach der DS-GVO bezeichnet werden, die mit personenbezogenen Daten umgehen).

PRAXIS STARK IM FOKUS

Der Datenschutz (und damit auch der Schutz der Grundrechte) rückt in der Praxis zwar somit stärker genau in den Fokus, in dem er eigentlich schon immer hätte sein sollen, was wir als Datenschutzaufsichtsbehörde natürlich als begrüßenswert empfinden. Andererseits zeigen bei uns eingehende, durchaus etwas verängstigte Anrufe, dass, aus welchen Gründen und von wem auch immer, diese Verunsicherung hinsichtlich der DS-GVO möglicherweise bewusst gefördert wird. Verantwortliche fragen uns bspw., ob es wirklich stimme, dass man nun alle vorhandenen Kundendaten nicht mehr nutzen dürfe und unverzüglich löschen müsse, oder ob es zutreffe, dass die Mitgliederliste bei Vereinen vollständig neu erarbeitet und von jedem Vereinsmitglied eine Einwilligung eingeholt werden müsse (verbunden mit dem Hinweis, dass man dann als Vereinsvorstand mit sofortiger Wirkung zurücktrete). Wir möchten hiermit klarstellen: solche kuriosen Anforderungen gibt es nach der DS-GVO nicht.
Gerade in den letzten Monaten haben wir, das BayLDA, bereits bei zahlreichen Veranstaltungen aktiv und umfassend die neuen – aber für viele kleine Betriebe durchaus überschaubaren – Anforderungen der DS-GVO erläutert. Wir haben uns nun dazu entschlossen, zusätzlich gezielt für kleine Organisationen wie z. B. kleine Handwerksbetriebe, Vereine, Online-Shops usw. Handreichungen zu erstellen, um so klar wie möglich zu kommunizieren, welche wesentlichen Anforderungen diese Betriebe tatsächlich nach der DS-GVO zu erfüllen haben. Für folgende unterschiedlichen Arten von Verantwortlichen hat das BayLDA daher heute erste Muster veröffentlicht:
(1)Verein, (2) Kfz-Werkstatt, (3) Handwerksbetrieb, (4) Steuerberater, (5) Arztpraxis, (6) WEG-Verwaltung, (7) Produktionsbetrieb, (8)Genossenschaftsbank, (9) Online-Shop, (10) Bäcker, (11) Beherbergungsbetrieb und (12) Einzelhändler (Abrufbar unter: www.lda.bayern.de/de/kleine-unternehmen.html)
Anhand dieser Muster und den Verweisen auf weitere, bestehende Informationspapiere auf der Webseite des BayLDA sollte es den Verantwortlichen möglich sein, relativ schnell zu erkennen, was sie unbedingt machen müssen. Zudem stellen wir für manche der ausgewählten Fälle beispielhaft ausgefüllte Muster für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten als Hilfestellung bereit, aus denen erkennbar wird, wie ein solches Verzeichnis aussehen könnte bzw. wie man sich dieser gesetzlicher Anforderung ohne großen Aufwand annähern kann.
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Handreichungen für kleine Unternehmen und Vereine
In der folgenden Übersicht werden für kleine Unternehmen und Vereine die wesentlichen Anforderungen exemplarisch zusammengestellt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Zu beachten ist daher, dass nicht jeder Verantwortliche pauschal alle diese Anforderungen erfüllen muss und sich auch der Umfang, wie die einzelnen Anforderungen konkret berücksichtigt werden müssen, fallbezogen unterscheidet. In diesen Mustern wird deshalb der vereinfachte Regelfall angenommen. Erläuterungen zu den Anforderungen befinden sich auf der Rückseite des jeweiligen Papiers

HANDREICHUNGEN FÜR KLEINE UNTERNEHMEN UND VEREINE

Verein

Kfz-Werkstatt

Handwerksbetrieb

Steuerberater

Anforderungen für Steuerberater

Arztpraxis

WEG-Verwaltung

Produktionsbetrieb

Anforderungen für Produktionsbetriebe

Genossenschaftsbank

Anforderungen für Genossenschaftsbanken

Online-Shop

Bäckerei

Anforderungen für Bäckereien

Beherbergungsbetrieb

Einzelhändler