Auch drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten im Jahr 2018 bereitet die DSGVO vielen Online-Händlern noch Kopfschmerzen. Und obwohl Plattformen wie Amazon sich um einen Großteil der sensiblen Daten kümmern und ihre eigenen DSGVO-Erklärungen bereitstellen, musst Du dich als Amazon-Händler dennoch mit der DSGVO auseinandersetzen. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Amazon und die DSGVO wissen musst.

WAS IST DIE DSGVO EIGENTLICH

Die DSGVO, kurz für Datenschutz-Grundverordnung, im Englischen als GDPR abgekürzt, ist eine Verordnung, die den Umgang mit und Schutz von sensiblen, personenbezogenen Daten im Europäischen Binnenraum regelt. Sie gilt sowohl im privaten, als auch im öffentlichen Bereich. Aber nicht nur Unternehmen und Institutionen innerhalb der EU, sondern auch solche, die lediglich Kunden in der EU haben, sind von der Regelung betroffen. Die DSGVO regelt, wann welche Daten zu welchem Zweck für welchen Zeitraum gespeichert werden dürfen und wann sie gelöscht werden müssen. Verstöße gegen die DSGVO oder Versäumnisse bei der Datenschutzerklärung können im Ernstfall zu einer teuren Abmahnung für dich als Amazon-Händler führen.

Was sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO?

Personenbezogene Daten umfassen all jene Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu zählen sehr sensible Daten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten oder die politische Orientierung, aber auch allgemeinere Daten wie den Namen oder die Adresse einer Person. Näheres dazu findet man in Art 4 Abs 1 DSGVO. Damit diese nicht in unbefugte Hände gelangen, gibt es für den Umgang mit diesen Daten Regelwerke wie die DSGVO, damit deine Kunden nachvollziehen können, was genau mit ihren Daten geschieht.

WARUM MÜSSEN SICH AMAZON-HÄNDLER MIT DER DSGVO BESCHÄFTIGEN?

Wenn du das Amazon FBA Programm in Anspruch nimmst oder einfach dich als Amazon-Händler listen lässt und den Versand selbst übernimmst, dann arbeitest du auch  täglich mit personenbezogenen Daten. Auch wenn einige hochsensible Daten, wie die Zahlungsinformationen der Kunden, bei Amazon verbleiben, verfügst du beispielsweise über die Namen und Adressen der Kunden, die du für den Versand deiner Artikel benötigst. Darum unterliegst du genauso wie Amazon der Pflicht, einen Datenschutzerklärung gemäß DSGVO bereitzustellen, sowie die Daten sicher aufzubewahren und zu verwenden, auch wenn deine Datenschutzerklärung nicht so ausführlich ist wie die, die Amazon vorlegen muss.

Wie setzt man als Händler die DSGVO um?

Bei der Umsetzung der DSGVO gibt es zwei wesentliche Bestandteile: Die Datenschutzerklärung und die Dokumentation. Seitdem die DSGVO gültig ist, gelten andere Richtlinien für den Inhalt einer Datenschutzerklärung als zuvor. Auf den zweiten Teil, die Dokumentation, werden wir weiter unten im Artikel noch genauer eingehen.

Wenn du noch keine Datenschutzerklärung hast, wird es also höchste Zeit, eine zu erstellen. Wenn du deine Datenschutzerklärung vor Mai 2018 erstellt hast, ist es auch sinnvoll, sie zu überarbeiten, wenn du das bisher noch nicht getan hast. Die Erstellung einer Datenschutzerklärung ist kein Hexenwerk, aber dennoch gibt es mehrere wichtige Punkte, die du berücksichtigen musst.

SO SIEHT EINE DSGVO-KONFORME DATENSCHUTZERKLKÄRUNG AUS

Generell gilt, dass eine Datenschutzerklärung klar und verständlich formuliert werden muss. Das hat natürlich den Vorteil, dass deine Kunden sie auch gut verstehen können. Du selbst musst sie ebenfalls nicht in perfektem Juristendeutsch formulieren. Dennoch sind richtige und präzise Ausdrücke wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und sich juristisch nicht angreifbar zu machen.

Was muss in einer Datenschutzerklärung enthalten sein?

Inhaltlich gibt es einige Vorgaben und Aspekte, die in deiner Datenschutzerklärung angesprochen werden müssen. Zunächst musst du in deiner Datenschutzerklärung darlegen, warum du personenbezogene Daten verwendest. Das kannst du beispielsweise für Kundenadressen mit dem Versand von Waren begründen. Dann musst du darauf hinweisen, welche personenbezogenen Daten du alle erhebst oder von Amazon erhältst.

Außerdem muss die Datenschutzerklärung die Kunden darüber informieren, dass sie Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten verlangen dürfen und zudem der Nutzung ihrer Daten widersprechen können. Diese Widerspruchsklausel muss sich sogar optisch vom restlichen Text abheben.

Weitere Bestandteile deiner Datenschutzerklärung sind die Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten in deinem Unternehmen, falls vorhanden, sowie ein Hinweis darauf, wenn die Datenverarbeitung auch auf Servern außerhalb der EU stattfindet und Informationen darüber, wie lange du die Daten speicherst. Hierbei gilt, dass du die Daten generell nur so lange speichern darfst und solltest, wie du sie für den angegebenen Verwendungszweck benötigst.

WAS MUSS BEACHTET WERDEN, WENN EXTERNE TOOLS EINGESETZ WERDEN?

Du musst zusätzlich in deiner Datenschutzerklärung auch darauf achten, den Kunden transparent zu machen, welche Tools du gegebenenfalls verwendest und die dafür auf Kundendaten zugreifen müssen oder können. Dabei sind zwei Punkte besonders relevant. Zum einen musst du in deiner Datenschutzerklärung kenntlich machen, dass du diese Tools benutzt. Zum anderen darfst du nur Tools verwenden, die ihrerseits DSGVO-konform arbeiten.

Wenn du beispielsweise deine Waren über Amazon FBA verkaufst und die Kundendaten von Amazon über die Amazon-Integration von hellotax in deinen Account übertragen werden, dann musst du als online Händler dies in deiner Datenschutzerklärung erwähnen und darauf hinweisen.

Wie erstellt man die Datenschutzerklärung?

Für die Erstellung einer Datenschutzerklärung gibt es mehrere Möglichkeiten. Du kannst sie selbst erstellen oder Vorlagen an deine Tätigkeit als Amazon-Händler anpassen. Es ist jedoch sinnvoll, eine Datenschutzerklärung von einem Experten zumindest prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen der DSGVO erfüllt sind. Alternativ kannst du sie auch direkt von einem Experten erstellen lassen. Was du auf keinen Fall machen solltest, ist, eine Datenschutzerklärung einfach aus dem Internet zu kopieren.

Muss ich umfangreich dokumentieren, was mit Kundendaten passiert?

Der zweite Bestandteil der DSGVO-konformen Datenverarbeitung betrifft die oben angesprochene Dokumentation. Die Dokumentationspflicht im Rahmen der DSGVO meint ein Verzeichnis, das du über deine Verarbeitungstätigkeiten führen musst. Das trifft jedoch nur zu, wenn du als Amazon-Händler mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigst oder mit besonders sensiblen Daten arbeitest.

Als besonders sensible Daten nach Artikel 9 der DSGVO zählen beispielsweise die politische und religiöse Einstellung, genetische Daten oder die sexuelle Orientierung. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du von dieser Regelung betroffen bist, schadet es nicht, einen Datenschutzexperten zu konsultieren.

ZUSAMMENFASSUNG

Obwohl durch den Verkauf über Amazon nicht alle Daten an die Händler übertragen werden, kommst du nicht darum herum, eine eigene Datenschutzerklärung aufzusetzen. Das mag kurzfristig einiges an Aufwand bedeuten, schützt dich jedoch langfristig vor Abmahnungen und gibt deinen Kunden, die dir ihre persönlichen Daten anvertrauen, die notwendige Transparenz und Vertrauen.