Neueste Beiträge
Archive
- Juli 2023
- April 2023
- März 2023
- Februar 2023
- Dezember 2022
- November 2022
- September 2022
- August 2022
- Juli 2022
- Juni 2022
- Mai 2022
- März 2022
- Januar 2022
- Dezember 2021
- November 2021
- Oktober 2021
- September 2021
- August 2021
- Juli 2021
- Juni 2021
- Mai 2021
- April 2021
- März 2021
- Februar 2021
- Januar 2021
- Dezember 2020
- November 2020
- Oktober 2020
- September 2020
- August 2020
- Juli 2020
- Juni 2020
- Mai 2020
- April 2020
- März 2020
- Februar 2020
- Januar 2020
- Dezember 2019
- November 2019
- Oktober 2019
- September 2019
- August 2019
- Juli 2019
- Juni 2019
- Mai 2019
- April 2019
- März 2019
- Februar 2019
- Januar 2019
- Dezember 2018
- November 2018
- Oktober 2018
- September 2018
- August 2018
- Juli 2018
- Juni 2018
- Mai 2018
- April 2018
- März 2018
- Februar 2018
- Januar 2018
- Dezember 2017
- November 2017
- Oktober 2017
- September 2017
- August 2017
- Juli 2017
- Juni 2017
- Mai 2017
- April 2017
- März 2017
- Februar 2017
- Januar 2017
- Dezember 2016
- November 2016
- Oktober 2016
- September 2016
- August 2016
- Juli 2016
- Juni 2016
- Mai 2016
- April 2016
- März 2016
- Februar 2016
- Januar 2016
- Dezember 2015
- November 2015
- Oktober 2015
- September 2015
- August 2015
- Juli 2015
- Juni 2015
- Mai 2015
- April 2015
- März 2015
- Februar 2015
- Januar 2015
- Dezember 2014
- November 2014
In Zeiten von E-Mail, Epost und Messengerdiensten sollte man denken, dass das klassische Faxgerät mittlerweile zum alten Eisen gehört und quasi nicht mehr verwendet wird. In der Praxis zeigt sich aber, dass immer noch viel „gefaxt“ wird und sich diese Kommunikationstechnik, vor allem bei KMUs hartnäckig hält. Was aber viele dabei nicht im Kopf haben: Ein Telefax ist quasi eine offene Zustellung, weshalb aus Datenschutzsicht einiges zu beachten ist.
OFFENE ZUSTELLUNG
Da es sich bei einem Fax um eine Art offene Zustellung handelt, muss man bei der Übertragung von personenbezogenen Daten darauf achten, dass diese Daten weder unbefugt gelesen, kopiert oder verändert, noch gelöscht werden können. Und wie schnell hat man einen Dreher in der Faxnummer oder vergisst die Amtsleitung vorzuwählen? Ruck zuck gehen vertrauliche Daten an einen falschen Empfänger!
SICHERHEITSMASSNAHMEN
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz hat deshalb auch eine Orientierungshilfe zur Datensicherheit beim Telefax-Dienst veröffentlicht in dem er sinnvolle Sicherheitsmaßnahmen an die Hand gibt. So sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass…
- vor Versand von schutzwürdigen Daten mit dem Telefax-Dienst geprüft wird, ob diese Versandart wirklich erforderlich und nicht eine andere Versandart angemessener ist,
- der Absender vor dem Absenden eines Dokuments überprüft, ob das Dokument den Empfänger direkt erreichen muss oder über Dritte, etwa eine zentrale Poststelle, zugestellt werden kann und
- bei Benutzung eines Telefax-Gerätes die, den zu übertragenden Informationen angemessene Sorgfalt bei der Eingabe der jeweiligen Zielnummer aufgebracht wird. Vor dem Absenden eines Telefaxes hat der Absender zu prüfen, ob er die richtige Zielnummer gewählt hat. Die Zielnummer erscheint vor dem Absenden im Display des eigenen Gerätes.
Aber auch technische Hilfsmittel sollten hier wenn möglich zum Einsatz gebracht werden. Der Landesbeauftragte schlägt vor:
- um Fehler bei der Zielnummerneingabe zu vermeiden, die Zielnummern einzuspeichern.
- eine Nebenstellennummer zu verwenden, die möglichst wenig Spielraum für Fehleingaben durch den Absender zulässt, falls der Fax-Anschluss an eine Nebenstellenanlage angeschlossen ist.
- das Fax durch den Einsatz von Zusatzkomponenten am Fax-Gerät zu verschlüsseln um es gegen unbefugte Kenntnisnahme auf dem Übertragungsweg oder im Falle einer Fehlleitung zu schützen. Eine Entschlüsselung ist dann nur dem rechtmäßigen Empfänger möglich. Dies setzt aber voraus, dass der Empfänger über entsprechende Vorrichtungen verfügt, die es ihm gestatten, den Text wieder zu entschlüsseln. Hierzu sind entsprechende, nicht ganz billige Zusatzeinrichtungen bei Absender und Empfänger erforderlich. Diese Investitionen lohnen sich damit nur bei einem regelmäßigen Fax-Austausch zwischen zwei bestimmten Stellen.
Der Landesbeauftragte stellt aber ganz deutlich klar: „Da derartige Vorrichtungen bei einem Fax-Versand mittels PC aufgrund des verwendeten Protokolls derzeit nicht zur Verfügung stehen, muss – außer wenn dadurch in einem Notfall eine nicht zumutbare Zeitverzögerung entstehen würde – ein Versand sensibler personenbezogener Daten online per Fax unterbleiben.“
TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN
Auch die sogenannten TOM sollten ergriffen werden. Hierfür gibt die Orientierungshilfe vor:
- Das Deckblatt eines Telefaxes muss den Absender, die genaue Anschrift des Empfängers sowie die Anzahl der zu übertragenden Seiten enthalten.
- Die Übertragungsprotokolle sind für interne Beweissicherungszwecke über einen bestimmten Zeitraum (zumindest 1 Jahr) aufzubewahren. Wegen mangelhafter Manipulationssicherheit haben sie vor Gericht allerdings keine Beweiskraft (siehe Urteil des OLG München vom 16.12.1992).
- Die Telefax-Geräte sind so aufzustellen, dass nur Befugte ankommende Dokumente an sich nehmen und vom Inhalt auslaufender Dokumente Kenntnis erhalten können. Gegebenenfalls sind Geräte zu verwenden, die durch mechanische Vorrichtungen (z.B. Hauben o.ä.) verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf angekommene Telefaxe erhalten.
- Bei Rückgabe geliehener oder geleaster Geräte ist zu kontrollieren, ob alle Speicher (Faxe, Sendeprotokolle, Kurzwahlnummern) gelöscht wurden, damit keine sensiblen Informationen an den nächsten Benutzer weitergegeben werden.
FAZIT
Der Landesbeauftragte vertritt ganz klar die Meinung: „Was am Telefon nicht gesagt werden darf, sollte wegen der Abhörmöglichkeiten auf dem Transportweg auch nicht gefaxt werden.“ Insbesondere bei der Übertragung von Telefaxen mit besonders schutzwürdigem Inhalt (z. B. sensible personenbezogenen Daten wie Sozial-, Steuer-, Personal- oder medizinische Daten) kann eine Fehlzustellung gravierende Folgen für den Absender, Empfänger und Betroffene haben. In diesen Fällen sollte daher eine unverschlüsselte Datenübertragung in jedem Falle unterbleiben.
Ähnliche Artikel
Richtige E-Mail...
Im vergangenen Monat überprüfte das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht...
- By Martin Henfling
- Datenschutz
Datenschutzerklärung für...
Der Anteil von Nutzern, die heutzutage lieber mit dem Smartphone oder Tablet im Internet...
- By Ingo Kaiser
- Datenschutz
Datenschutz und WhatsApp? Wo...
Der Smartphone-Messenger Anbieter WhatsApp steht immer wieder in der Kritik, es mit dem...
- By Ingo Kaiser
- Datenschutz