Nicht weniger als „die einfachste Art der Gäste- und Teilnehmerverwaltung“ stellen die IT-Spezialisten von x-plizit IT solutions GmbH bei einem Einsatz ihrer Teilnehmermanagement-Software eventanizer in Aussicht. Wir haben dem Entwickler, Herrn Dipl.-Phys. Peter Zimmermann, Geschäftsführer von x-plizit aus Nittendorf, in diesem Zusammenhang ein paar Fragen zum Datenschutz, gestellt.

WIE KAM ES ZUR ENTWICKLUNG DES EVENTANIZERS?

„Bereits vor 20 Jahren haben wir sehr eng mit der Eventabteilung eines großen Versicherungskonzerns zusammengearbeitet. Wir haben damals alle IT-Prozesse vorher, nachher und auch während der Events des Kunden betreut. Durch diese Zusammenarbeit konnten wir sehr viel über die Bedürfnisse und der Notwendigkeiten eines Teilnehmermanagements lernen. Aus diesen Erfahrungen haben wir in den Jahren 2006/2007 begonnen, eine eigenständige Anwendung für Teilnehmermanagement zu entwickeln.“

WAS GENAU IST TEILNEHMERMANAGEMENT?

„Das Teilnehmermanagement deckt alle Themen rund um die Betreuung der Teilnehmer und Mitwirkenden einer Veranstaltung ab. Dazu gehört zunächst natürlich die Einladungsprozedur, das Sammeln von Anmeldungen und Zusatzinformationen (meist durch Onlineportale). Diese Informationen werden dann für Teilnehmerlisten, Namensschilder, Hotelbuchungen, Planung und Steuerung von Fahrzeugen und Shuttles und vieles mehr verwendet. Im Grunde genommen geht es darum, für alle Organisationsprozesse die jeweils aktuellsten Daten zur Verfügung zu haben. Dies ist mit einzelnen Listen nicht möglich – schon gar nicht in Teamarbeit – vom Datenschutz ganz zu schweigen…“

WAS BEDEUTET DAS IM ZUSAMMENHANG MIT DER DSGVO?

„Teilnehmermanagement bedeutet oft, dass eine große Datensammlung über den Teilnehmer erstellt wird. Das Credo eines jeden Event-Managers ist: „Je besser ich meinen Teilnehmer kenne, umso besser kann ich ihn betreuen.“ Dabei darf aber nie außer Acht gelassen werden, dass es sich hierbei meist um sehr sensible personenbezogene Daten handelt, wie beispielsweise die Information über Lebensmittelallergien für das Catering. Daher ist den Themen Datensicherheit und Datenschutz eine große Bedeutung beizumessen. Gemeinsam mit unseren Kunden arbeiten wir kontinuierlich an einer Optimierung dieser Bereiche. Dies beginnt mit regelmäßigen Software-Sicherheitsprüfungen durch professionelle Hacker (sogenannte PenTests), und reicht über die technische Umsetzung gesetzlicher Vorgaben zur Dokumentations-, Auskunfts- und Löschpflicht der Eventorganisatoren. So wird unsere neueste Version des eventanizers beispielweise eine Reportingfunktion enthalten, die speziell für die Auskunftspflicht nach der neuen Datenschutzgrundverordnung zugeschnitten ist.“

IST ES IM HINBLICK AUF DATENSCHUTZ NICHT LOGISCH IM ANSCHLUSS ALLE DATEN ZU LÖSCHEN?

„Zunächst einmal gilt: Möchte ein Teilnehmer seine Daten vollständig aus dem System gelöscht haben, ist dies im eventanizer möglich. Natürlich kann dann auch keine Veranstaltungsorganisation mehr für diesen Teilnehmer erfolgen.Alle Daten generell nach einem Event zu löschen wäre zwar ein möglicher Ansatz, jedoch können dann viele hilfreiche Informationen (z.B. für die Einladung einer Folgeveranstaltung) nicht mehr verwendet werden.
Insbesondere bei Firmenevents kann es von großem Nutzen für den Teilnehmer als auch für den Organisator sein, auf alte Daten zugreifen zu können. Beispielsweise hilft es oft zu wissen, in welcher Veranstaltung der jeweilige Teilnehmer in welcher Rolle (z. B. Teilnehmer, Referent, Organisator, etc.) aufgetreten ist. Für diese Datenspeicherung müssen aber klare und transparente Regeln mit den betroffenen Personen aufgestellt werden und natürlich muss ein Teilnehmer diesen Regeln auch zustimmen. Handelt es sich um Mitarbeiterdaten für Firmenevents, werden in solchen Projekten auch oft die Betriebsräte mit einbezogen.“

WIE KANN EIN TEILNEHMER AUF DIE SPEICHERUNG SEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN EINFLUSS NEHMEN?

„Der Teilnehmer hat in der Regel im Onlineportal des Veranstalters die Möglichkeit, seine Daten zu ändern, eine vollständige Selbstauskunft anzufordern oder einen Auftrag zur Datenlöschung zu erteilen. Daraufhin werden seine Daten komplett und veranstaltungsübergreifend aus den Systemen des Veranstalters gelöscht.“

FÜR WELCHE ART VON VERANSTALTUNG KANN MAN DEN EVENTANIZER NUTZEN?

„Der eventanizer kann für kleine und große Events genutzt werden. Von großen, internationalen Veranstaltungen, wie beispielsweise einer Münchner Sicherheitskonferenz bis hin zu regionalen Veranstaltungen, wie Kundenevents oder Firmenfeiern kann der eventanizer ein effizientes und kostengünstiges Teilnehmermanagement ermöglichen.
Gerne können sich Ihre Leser weiter informieren unter www.eventanizer.com oder persönlich Kontakt zu uns aufnehmen. Vielen Dank auch von meiner Seite.“