Im Bereich Beschäftigtendatenschutz gibt es eine ganze Reihe an datenschutzrechtlichen Stolpersteinen, die vielen Mitarbeitern der Personalabteilungen immer noch nicht bekannt sind. Seien es nun Auskünfte, Abmahnungen oder Personaldokumente im Postablagefach. Hier ein kurzer Überblick zu Themen die Rund ums Thema Kündigung auftreten können.

ABMAHNUNGEN AUFBEWAHREN

Abmahnungen dürfen nicht dauerhaft in Personalakten gespeichert werden. Abmahnungen müssen spätestens 2 Jahre nach deren Ausspruch aus der Personalakte entfernt bzw. gelöscht werden. Laut dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt ist die dauerhafte Aufbewahrung von Abmahnungen unzulässig:
„Es ergibt sich schon aus der (ggf. entsprechenden) Anwendung der §§ 89 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LBG LSA i. V. m. 28 Abs. 1 DSG LSA, dass begründete Abmahnungen i. d. R. nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen sind.“

AUSKUNFT BEI AUSSCHEIDEN

Wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, ist gegenüber Dritten keine Auskunft über die Gründe zu erteilen. Dies betrifft auch Verwandte des Betroffenen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt verwies dabei speziell auf einen Fall, in dem eine junge Dame selbst gekündigt hatte und deren Vater den Grund für die Kündigung erfragen wollte. Selbst wenn das Unternehmen eigenes Interesse daran hat, klarzustellen, dass nicht unternehmensseitig gekündigt wurde, so gibt es hierfür keinerlei Rechtsgrundlage. Wie es im XI. Tätigkeitsbericht dazu heißt:
„Die Informationen zum Beginn oder zur Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses sind sensible Informationen zu einem wesentlichen Lebensabschnitt, zu dem die Steuerung der Bekanntgabe grundsätzlich nur der Betroffenen zukommt. Auch im familiären Kreis gibt es nicht selten Gründe, die Information gezielt zu verwenden oder zu verschweigen.“
Anders gelagert wäre es natürlich, wenn eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt.

ARBEITGEBERAUSKUNFT

Hierfür Bedarf es grundsätzlich der Einwilligung des Betroffenen. Dies betrifft nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Bewerber. Der, insbesondere bei Zeitarbeitsfirmen gern getätigte, obligatorische Anruf beim Vorarbeitgeber um die Arbeitsmoral des Bewerbers abzuklopfen, ist ohne dessen Einwilligung nicht gestattet. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg, schrieb hierzu in seinem 31. Tätigkeitsbericht:
„Ein Arbeitgeber darf bei einem anderen Arbeitgeber Auskünfte über einen Arbeitnehmer grundsätzlich nur mit Zustimmung des Betroffenen einholen. Angaben, die keinen Bezug zur fachlichen Befähigung oder zum Verhalten während des Arbeitsverhältnisses aufweisen, sind dabei generell unzulässig. In der Benennung eines früheren Vorgesetzten oder Kollegen als Referenzperson durch den Betroffenen kann eine konkludente Zustimmung in die Einholung entsprechender Auskünfte liegen.“

PROTOKOLLE VON PERSONALGESPRÄCHEN IM OFFENEN POSTFACH

Im 36. Jahresbericht des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Bremen, wies Dr. Imke Sommer darauf hin, dass vertraulichen Personaldokumente, wie z. B. Protokolle von Personalgesprächen, nichts in offenen Postfächern von Mitarbeitern verloren haben. Im Falle der Protokolle betont sie dabei ganz explizit:
„dass es ausreicht, dass Protokolle derartiger Personalgespräche lediglich den jeweiligen Vorgesetzten und jeweiligen Betroffenen ausgehändigt werden. Sobald zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Personalgespräch stattfindet, muss das bisherige Protokoll vernichtet werden. Die elektronische Speicherung der Protokolle halten wir nicht für erforderlich und baten das Unternehmen, darauf zu verzichten.“