Die Zehn Datenschutz-Gebote für den Newsletterversand

Wer seinen Kunden einen Newsletter schicken möchte, läuft schnell Gefahr, dass sein Newsletter zur rechtswidrigen Spam-Mail wird. Ganz schnell steht die Konkurrenz mit einer Abmahnung parat, die nicht nur aufgrund der dabei entstehenden Anwaltskosten schmerzhaft wird. Auch die Bußgelder die für derartige Vergehen verhängt werden sind empfindlich hoch. Diese 10 Gebote sollten Sie beachten zum Thema Datenschutz und Newsletter.

1. GEBOT: IMPRESSUMSPFLICHT

Der Newsletter ist ein Telemediendienst, weshalb für den Anbieter gemäß § 5 TMG die Pflicht besteht ein vollständiges Impressum im Newsletter anzugeben. Im optimalsten Falle ist es über einen Klick zu erreichen. Auch wenn das OLG München entscheiden hat, dass zwei Klicks noch vertretbar sind, empfehlen wir das Risiko zu minimieren und die Erreichbarkeit lieber über nur einen Klick zu gewährleisten.

2. GEBOT: ABBESTELLEN LEICHT GEMACHT

Es muss dem Empfänger des Newsletters die Möglichkeit geboten werden, sich jederzeit aus dem Newsletter „Abo“ auszutragen. Die gebräuchlichste Methode ist ein einfacher „Newsletter abbestellen“ Link am Ende des Newsletters. Auch muss sich der Empfänger telefonisch oder postalisch an den Absender wenden können um dort den zukünftigen Empfang zu stornieren. Diese „Fliege“ können Sie aber auch mit dem Impressum erschlagen.

3. GEBOT: NUTZUNG MUSS ANONYM MÖGLICH SEIN

Bei der Anmeldung für den Newsletter ist der Versender verpflichtet nur die absolut nötigen Daten vom Empfänger zu erheben. Dies ist in diesem Fall eigentlich NUR die E-Mail Adresse. Da der Nutzer aber in den Empfang des Newsletters einwilligen muss, ist in diesem Zuge die Individualisierbarkeit notwendig, weshalb wohl auch der Name erhoben werden darf. Vollständige Adresse oder gar Telefonnummer, was man sehr oft sieht, sind hingegen ein absolutes ‚No-Go‘.

4. GEBOT: BILDRECHTE GELTEN AUCH IM NEWSLETTER

Auch im Newsletter gilt § 31 UrhG. Wenn Sie also Fotos oder Produktabbildungen in Ihrem Newsletter verwenden möchten, achten Sie darauf, dass die gewerbliche Nutzung des Bildes gestattet ist. Auch bei Nutzung erworbener Fotos und Grafiken von entsprechenden Portalen wie Fotolia müssen Sie eine kurze Copyrightangabe des Urhebers, z. B. in Form von „© Name bzw. Alias des Fotografen“, integrieren. Die Tatsache, dass Sie die Nutzung des Bildes erworben haben rechtfertigt nicht, es als sein eigenes geistiges Eigentum auszugeben.

5. GEBOT: KORREKTE PREISANGABEN UND LIEFERKOSTEN

Viele Newsletter, insbesondere von Betreibern von Onlineshops, beinhalten Produkte. Hier greift dann die Preisangabenverordnung, die vorschreibt dass eine vollständige und sachlich zutreffende Preiswahrheit und -klarheit zu gewährleisten ist. Für den Newsletter gelten dabei die gleichen Bestimmungen wie für den Onlineshop. So muss auch hier angegeben werden, dass der Preis die gesetzliche Mehwertsteuer enthält und zusätzlich Liefer- bzw. Versandkosten anfallen.

6. GEBOT: NEWSLETTER NUR NACH EINWILLIGUNG

In Deutschland gilt: Der mögliche Empfänger muss einer Kontaktaufnahme per E-Mail ausdrücklich einwilligen. Ein Unternehmen das dies missachtet verhält sich wettbewerbswidrig und kann abgemahnt werden. Dies gilt laut Entscheidung des BGH (Az.: I ZR 218/07) schon für das einmalige Versenden einer unerwünschten Werbe-E-Mail. Wobei auch ein Newsletter hier grundsätzlich als Werbe-E-Mail eingestuft wird. Rechtskonform handeln Sie hier mit dem so genannten Double-Opt-In Verfahren. Sofern also jemand auf den „Newsletter empfangen“ Link klickt, muss er die Einwilligung in einem weiteren Link, den er per E-Mail zugesandt bekommt, nochmals bestätigen, bevor der Newsletterversand an den Empfänger zulässig wird. Nur so kann gewährleistet werden, dass auch wirklich der Empfänger selber die Einwilligung erteilt hat und dies nicht gegen dessen Willen durch einen Dritten geschehen ist.

7. GEBOT: DIE EINWILLIGUNG GENAU PROTOKOLLIEREN

Die so bekommene Einwilligung des Empfängers müssen Sie auf jeden Fall auch protokollieren. Nur so können Sie dies bei einer möglichen Abmahnung oder vor Gericht auch beweisen. Das OLG-München (Urteil vom 27.9.12 -Az.: 29 U 1682/12) hatte hier entschieden, dass eine im Rahmen eines Double-Opt-In-Verfahrens verschickte E-Mail bereits unerwünschte Werbung bzw. Spam darstellt. Entscheidend hierfür war jedoch die fehlende Dokumentation! Das OLG schrieb dazu:
„Für den Nachweis des Einverständnisses ist es erforderlich, dass der Werbende die konkrete Einverständniserklärung jedes einzelnen Verbrauchers vollständig dokumentiert. Im Fall einer elektronisch übermittelten Einverständniserklärung setzt das deren Speicherung und die jederzeitige Möglichkeit voraus, sie auszudrucken. Die Speicherung ist dem Werbenden ohne Weiteres möglich und zumutbar.“
Sie müssen also den Anmeldevorgang protokollieren und dabei folgende Daten speichern:

den Zeitpunkt der Anmeldung
die IP-Adresse des bestätigenden Empfängers
den genauen Inhalt der Bestätigungsmail
den Zeitpunkt der Bestätigung durch den Empfänger

Wenn Sie also ein solches Protokoll vorlegen können, ist die Bestätigungsmail im Double-Opt-In Verfahren keine unerlaubte Werbung mehr.

8. GEBOT: BESTANDSKUNDEN SONDERREGELUNG

Wenn bereits ein Geschäftskontakt zum Newsletterempfänger besteht kann diesem der Newsletter unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Einwilligung geschickt werden. Diese sind in § 7 Abs. 3 UWG geregelt und besagen, dass keine unzumutbare Belästigung vorliegt wenn

1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat,

2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Trotzdem empfehlen wir auch hier sich die Einwilligung zum Newsletterversand ausdrücklich einzuholen.

9. GEBOT: FÜHREN EINER BLACKLIST

Um Probleme mit Empfängern zu vermeiden, die sich aus dem Verteiler ausgetragen oder dem Newsletterempfang widersprochen haben, sollten Sie einen Blacklisting-Filter etablieren. Darin sollten diese E-Mail Adressen gespeichert werden, um einen erneuten Versand zu verhindern (die E-Mail Adressen sollten nur verschlüsselt gespeichert werden).

10. GEBOT: DATENSCHUTZERKLÄRUNG ANPASSEN

Werden Newsletter eingesetzt muss dies auch in der Datenschutzerklärung berücksichtigt werden. Ein Zusatz wie z. B. dieser sollte mit aufgenommen werden:
Verwendung der E-Mail Adresse für die Zusendung von Newslettern
Für den Versand des Newsletters verwenden wir das sogenannte Double Opt-In-Verfahren, d.h., wir werden Ihnen erst dann einen Newsletter per E-Mail zusenden, wenn Sie uns zuvor ausdrücklich bestätigt haben, dass wir den Newsletter-Dienst aktivieren sollen. Wir werden Ihnen dann eine Benachrichtigungs-E-Mail zusenden und Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links zu bestätigen, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten.
Sollten Sie später keine Newsletter mehr von uns erhalten wollen, können Sie diesem jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Eine Mitteilung in Textform (z. B. E-Mail, Fax, Brief) an die im Impressum befindlichen Kontaktdaten reicht hierfür aus. Selbstverständlich finden Sie auch in jedem Newsletter einen Abmelde-Link.