Immer wieder werden wir gefragt, ob bzw. unter welchen Umständen die E-Mails von Mitarbeitern im Urlaub, während Krankheit oder nach Verlassen der Firma von anderen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden dürfen.

DIE FIRMA ALS TELEKOMMUNIKATIONSANBIETER

Unter den Rechtswissenschaftlern herrscht die Meinung, dass das Unternehmen in diesem Zusammenhang für den Mitarbeiter zum Telekommunikationsanbieter wird, sofern es den Mitarbeitern die private Nutzung des E-Mail Accounts erlaubt. Somit muss der Arbeitgeber das Telekommunikationsgesetz und hier insbesondere § 88 beachten: das Telekommunikationsgeheimnis. Wer dennoch ohne Einwilligung des Mitarbeiters zugreift, macht sich gemäß § 206 des Strafgesetzbuches strafbar.

GIBT ES HIER DENN KEIN GERICHTLICHES URTEIL?

Doch! Tatsächlich gibt es zwei relativ junge Urteile des VG in Karlsruhe (Mai 2013) und des VGH Baden-Württemberg (Juli 2014) die besagen, dass die Firma, die ihren Mitarbeitern die private Nutzung des E-Mail Accounts erlaubt, KEIN Dienstanbieter im Sinne des Telekomunikationsgesetzes sei.

ALSO DARF ICH DIE MAILS MEINER MITARBEITER EINSEHEN?

Nicht ohne Weiteres!
Denn auch wenn das Telekommunikationsgesetz nicht anwendbar ist, so darf dennoch nur darauf zugegriffen werden, sofern eine Rechtsgrundlage besteht. Aus Datenschutz Sicht bedeutet dies im Klartext:
Es bedarf eines triftigen Grundes, der nicht durch andere Mittel und Wege erreicht werden kann. So kann man beispielsweise nicht auf den E-Mail Account des Mitarbeiters zugreifen um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, sofern dieser das selber tun könnte. In quasi jedem Fall muss aber der Mitarbeiter informiert werden.
Außerdem darf es auf keinen Fall zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle kommen. Dies wäre völlig unzulässig! Auch Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter sind zu wahren: Es dürfen also auch auf keinen Fall private E-Mails gelesen werden! Dies im Zweifelsfalle zu beweisen kann extrem schwierig werden.

WAS SOLL ICH ALS UNTERNEHMER ALSO TUN?

Wenn Sie der ganzen Problematik elegant aus dem Weg gehen wollen, dann sollten Sie schlichtweg die Nutzung des firmeneigenen E-Mail Accounts unterbinden. Sofern die private Nutzung ausgeschlossen ist, stehen Ihnen die aufgeführten Hürden nicht mehr im Weg und Sie bewegen sich mit Ihrem Unternehmen nicht länger auf rechtsunsicherem Terrain.