Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD), Barbara Thiel, prüft ab Ende Juni, wie gut sich die niedersächsischen Unternehmen bisher auf die seit dem 25. Mai geltende Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) eingestellt haben. In einer branchenübergreifenden Querschnittsprüfung schreibt Thiels Behörde in diesen Tagen 50 Unternehmen unterschiedlicher Größe an, die Fragen zu zehn Bereichen des Datenschutzes beantworten sollen.

AUFKLÄREN, SENSIBILISIEREN, HELFEN

„Ich möchte mir zunächst einen Überblick darüber verschaffen, wie die Firmen die zweijährige Übergangszeit bis zur Geltung der DSGVO genutzt haben“, so Barbara Thiel. „Mein Hauptanliegen dabei ist es zu identifizieren, ob es bei den verantwortlichen Stellen noch Nachholbedarf gibt. Außerdem möchte ich mit dieser Prüfung das Bewusstsein für Datenschutz im Allgemeinen und die Vorschriften der DS-GVO im Speziellen stärken. Es geht zum jetzigen Zeitpunkt also nicht vorrangig darum, möglichst viele Fehler zu finden und Bußgelder zu verhängen. Stattdessen möchten wir aufklären, sensibilisieren und wertvolle Hinweise geben. Trotzdem kann es natürlich zu einem entsprechenden Verfahren kommen, wenn wir während der Prüfung Verstöße gegen die DS-GVO feststellen.“
 

ABSCHLUSSBERICHT IM MAI 2019

Den Fragebogen der LfD erhalten zunächst 20 große und 30 mittelgroße Unternehmen aus verschiedenen Branchen, die ihren Hauptsitz in Niedersachsen haben. „Wir werden nicht den kleinen Handwerksbetrieb oder Bäcker an der Ecke prüfen“, so Barbara Thiel. Eine vollständige Prüfung einzelner Branchen ist im Moment nicht geplant. Bis zum November werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Antworten auswerten und anschließend bei ausgewählten Unternehmen Vor-Ort-Termine wahrnehmen. Der Abschlussbericht der Querschnittsprüfung soll dann im Mai 2019 vorliegen.

KONSEQUENZEN FÜR ZUKÜNFTIGE ARBEIT DER AUFSICHTSBEHÖRDE

Die LfD erhofft sich von dieser bisher größten Prüfung seit Bestehen der Aufsichtsbehörde auch Hinweise für ihre zukünftige Arbeit. So könnten sich zum Beispiel Schwerpunktprüfungen in bestimmten Branchen anschließen. Außerdem erwartet die Behörde Anhaltspunkte dafür, wo noch besonders viel Beratungs- und Aufklärungsbedarf besteht. Als Konsequenz daraus könnten beispielsweise neue Orientierungshilfen erarbeitet werden.

FRAGENKATALOG QUERSCHNITTSPRÜFUNG DS-GVO

1. Vorbereitung auf die DS-GVO
Wie haben Sie sich als Unternehmen auf die DS-GVO vorbereitet? Schildern Sie (kurz) die Vorgehensweise, welche Bereiche involviert waren und welche Maßnahmen initiiert wurden. Sofern noch nicht alle Maßnahmen vollständig umgesetzt wurden, erläutern Sie bitte auch den Umsetzungsstatus.
2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Wie haben Sie sichergestellt, dass alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen wurden? Wie stellen Sie dessen Aktualität sicher? Legen Sie bitte eine Übersicht Ihrer dokumentierten Verfahren sowie ein Beispielverfahren als Muster bei.
3. Zulässigkeit der Verarbeitung
Auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Sofern Sie auch auf Basis von Einwilligungen personenbezogene Daten verarbeiten, legen Sie bitte Ihre verwendeten Muster bei.
4. Betroffenenrechte
Wie stellen Sie die Einhaltung der Betroffenenrechte (auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit) sicher? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse und gehen Sie insbesondere detailliert darauf ein, wie Sie Ihren Informationspflichten nachkommen. Vorhandene Musterinformationen fügen Sie bitte bei.
5. technischer Datenschutz

a. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen bzw. die Ihrer Dienstleister ein dem Verarbeitungsrisiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten?

b. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen an den jeweiligen Stand der Technik angepasst werden?

c. Wie stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen aktuell oder zukünftig eingesetzten IT-Anwendungen ein dokumentiertes datenschutzkonformes Rollenund Berechtigungskonzept haben?

d. Wie stellen Sie sicher, dass bei der Änderung oder Neuentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen Datenschutzanforderungen von Anfang an mit berücksichtigt werden (Privacy by Design und by Default)?

6. Datenschutz-Folgenabschätzung

a. Wie stellen Sie sicher, dass Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen erkannt und für diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird?

b. Haben Sie in Ihrem Unternehmen Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert? Welche? Fügen Sie bitte die jeweilige Dokumentation zur Datenschutz-Folgenabschätzung bei.

7. Auftragsverarbeitung
Haben Sie Ihre bestehenden Verträge mit Auftragsverarbeitern an die neuen Regelungen der DS-GVO angepasst? Sofern Sie Musterverträge verwenden, fügen Sie diese bitte bei, darüber hinaus fügen Sie bitte einen aktuellen Beispielvertrag mit einem Ihrer Auftragsverarbeiter bei.
8. Datenschutzbeauftragter
Wie ist Ihr Datenschutzbeauftragter in Ihre Organisation eingebunden? Welche Fachkundenachweise hat er?
9. Meldepflichten
Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Datenschutzverstöße fristgemäß an die Aufsichtsbehörde meldet? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse.
10. Dokumentation
Wie können Sie die Einhaltung aller vorstehend in Ziff. 2 – 9 genannten Pflichten nachweisen?