Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt häufig. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Gastbeitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

PFLICHT ZUR E-MAIL SIGNATUR

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

• nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
• die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
• unabhängig von ihrer konkreten Form.

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw. Wird eine Preisliste per Mail an einen potenziellen Kunden verschickt, handelt es sich dabei folglich um einen Geschäftsbrief. Da der Begriff der geschäftsmäßigen E-Mail grundsätzlich weit zu fassen ist, fällt im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftspartners unter den Terminus.
Nicht als Geschäftsbrief gilt hingegen die unternehmensinterne E-Mail-Korrespondenz, zu der auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zählen. Die E-Mail an einen Kollegen im gleichen Unternehmen stellt aus diesem Grund keinen Geschäftsbrief dar. Gleiches gilt für Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, wie bspw. Werbeschriften. Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z.B. Lieferscheine und Versandanzeigen, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, sind von der Pflicht zur E-Mail-Signatur ebenfalls nicht betroffen, vgl. u.a. § 35a II GmbHG. Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich.

FÜR WEN GILT DIESE PFLICHT?

Ob ein Selbständiger dazu verpflichtet ist, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt davon ab ob er im Handelsregister eingetragen ist, oder nicht. Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren.
Dementsprechend sind unter anderem folgende Gewerbetreibenden zur Vorhaltung einer E-Mail-Signatur verpflichtet:

• Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
• Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
• Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

WELCHE ANGABEN MÜSSEN GESCHÄFTLICHE E-MAILS ENTHALTEN?

Welche Angaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen, hängt von der konkreten Rechtsform ab. Grundsätzlich gilt: die geschäftliche E-Mail muss alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen. Welche das sind, finden Sie im ungekürzten Artikel auf den Seiten der IT-Rechtkanzlei.

GRAFISCHE DARSTELLUNG DER PFLICHTANGABEN

Zu der graphischen Darstellung der Pflichtangaben macht das Gesetz keine Vorgaben, es ist demnach weder die Schriftform iSd. § 126 I BGB, noch die Textform iSd. § 126b BGB zwingend erforderlich. Es sollte jedoch ein Medium gewählt werden, welches eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten kann.
In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem Header oder einem Footer, aus dem die notwenigen Angaben hervorgehen. Dies kann auch durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden. Wichtig ist dabei, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen müssen. Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Webseite genügt nicht. Auch eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) wird wohl nicht ausreichend sein, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann. Obwohl eine bestimmte Form, z.B. eine besondere Schriftart- oder Schriftgröße für die Pflichtangaben nicht vorgeschrieben ist, sollten Gewerbetreibende zudem darauf achten, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.
Weitere Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben und müssen dementsprechend nicht zwangsweise in der Signatur angegeben werden. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Darüber hinaus ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID, sowie der Steuernummer nicht erforderlich.

GEWERBETREIBENDE OHNE HANDELSREGISTEREINTRAG

Für nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende, hierzu gehören auch Freiberufler und nicht eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), sah § 15b Gewerbeordnung (GewO) alte Fassung (a.F.) vor, dass der Gewerbetreibende in allen Geschäftsbriefen seinen Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Adresse anzugeben hat. GbRs mussten entsprechend dieser Vorschrift auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Nachnamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen.
Diese Vorschrift wurde durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz zum 25.03.2009 ersatzlos gestrichen. Dadurch gibt es zurzeit keine generelle gewerberechtliche Regelung, die nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen.
Eine Verpflichtung die oben genannten Angaben auf Geschäftsbriefen bereit zu halten, kann sich jedoch auch aus anderen Regelungen ergeben. So müssen Rechnungen nicht nur die genannten Angaben, sondern zusätzlich noch bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.
Industrie- und Handelskammern raten deshalb, weiterhin stets den NachnNamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie und die Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift) im Geschäftsbrief anzuführen, um die Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden (vgl. hier). Bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft ist zudem eine Angabe zu allen Gesellschaftern erforderlich.
Auch die Bundesregierung hält die Angabe des Namens des Gewerbetreibenden auf den Geschäftspapieren für „eine Selbstverständlichkeit“. Denn der Name sei für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende die einzige Möglichkeit sich im Rechtsverkehr zu identifizieren (vgl. Bundesregierung, Gesetzesbegründung zum Dritten Mittelstandsentlastungsgesetz).
Letztlich gibt es keine explizite gesetzliche Verpflichtung für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende grundsätzlich eine E-Mail-Signatur bereitzuhalten. Trotzdem sollten sie, auch um Verwechslungen mit Konkurrenten zu vermeiden, zumindest ihren Vor- und Nachnamen angeben.

FOLGEN BEI VERSTOSS GEGEN DIE PFLICHT ZUR SIGNATUR

Sofern Selbständige den zwingenden Pflichtangaben in geschäftsmäßigen E-Mails nicht nachkommen, drohen ihnen unterschiedliche Sanktionen.
Bußgeld vom Registergericht
Das Registergericht ist in einem solchen Fall dazu befugt ein Zwangsgeld festzusetzen. Hinsichtlich der Höhe des Zwangsgeld steht dem Registergericht Ermessen zu, jedoch darf das Zwangsgeld 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Das Zwangsgeld ist jedoch mehrfach festsetzbar.
Abmahnung von Konkurrenten
Wesentlich unangenehmer und kostenintensiver kann jedoch die Abmahnung eines Konkurrenten sein. Es stellt sich daher die Frage, ob die fehlende E-Mail-Signatur abmahnbar ist. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn es sich bei den Pflichtangaben um eine das Marktverhalten regelnde Norm im Sinne des § 3a Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) handelt. Nach Auffassung der IT-Recht-Kanzlei genügt eine fehlende E-Mail-Signatur jedoch nicht, um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zu rechtfertigen. Denn gemäß § 3a UWG muss eine unlautere Wettbewerbshandlung auch geeignet sein, die Interessen von Verbrauchern, sonstigen Marktteilnehmern oder Konkurrenten spürbar zu beeinträchtigen. Dafür ist jedoch erforderlich, dass die Handlung auch objektiv geeignet ist, die übrigen Marktteilnehmer zu beeinträchtigen. Dies dürfte jedoch beim Fehlen nur unwesentlicher Angaben, z.B. der Name eines Geschäftsführers oder das Fehlen der Registernummer regelmäßig nicht der Fall sein, sofern nicht weitere, erheblichere Unlauterkeitselemente erfüllt sind.
Im Einzelfall kann jedoch der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllt sein, der auch bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen kann. Der Tatbestand der Irreführung ist beispielsweise dann erfüllt, wenn mit Absicht unvollständige oder falsche Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden.

CHECKLISTE DER PFLICHTANGABEN

Eine E-Mail-Signatur muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ bzw. „e.K.“ oder „e.Kfm“, „eingetragene Kauffrau bzw. „e.Kfr.“, „offene Handelsgesellschaft“ bzw. „OHG“, „Kommanditgesellschaft“ bzw. „KG”),
• Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
• das Registergericht
• die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
• bei Kapitalgesellschaften müssen zudem die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden benannt werden.