In diesem und dem vorangegangenen Teil der Gastbeitrags-Serie über das Qualitätsmanagement zeigt Georg Flammersberger von der greenQuality Flammersberger + Färber GbR praktische Wege auf, die es dem Qualitätsmanagement erleichtern, die neuen Aspekte der Norm DIN EN ISO 9001:2015 in das Qualitätsmanagement zu integrieren.

UMSETZUNGSEMPFEHLUNG

Wir führen einen Workshop durch und laden die Prozessverantwortlichen des Unternehmens dazu ein. Zunächst stellen wir die Anforderungen des Normkapitel 4.ff vor und präsentieren einige Beispiele für interessierte Parteien und deren Anforderungen und erarbeiten dann mit jedem Prozessverantwortlichen die internen und externen Themen, die Einfluss auf die Strategie und das Produkt oder die Dienstleistung haben. Der große Vorteil in dieser Vorgehensweise ist, dass die Beteiligten während des Workshops lernen, weil sie den Beiträgen anderer Teilnehmer folgen und gemeinsame Themen sofort effektiv erkannt werden. In dieser Analyse der Themen erheben wir sofort, wer intern und ggf. extern hierfür der Ansprechpartner ist, welche Bedeutung das Thema hat (hoch, mittel, niedrig; hier kann wiederum ein Verhaltenscluster für den Umgang mit den Themen entwickelt werden, z.B. Überwachungszeitraum, Reaktionszeit, Krisenpläne etc.), was bislang zur Behandlung des Themas gemacht wurde, wo die entsprechenden Dokumentationen und damit die Verweise im Managementsystem sind und was ggf. noch im Sinne der Norm und im Interesse des Unternehmens gemacht werden muss.
Wir arbeiten gerne mit Mindmaps in diesen Workshops, weil sie schnell bearbeitet werden können und einen guten Überblick geben, wenn die einzelnen Äste ein- bzw. ausgeklappt werden. Dies kann aber auch über Excel-Tabellen oder andere Medien erfolgen.
Sie können aber natürlich auch solche Dateien mit Vermerk auf die Bearbeitungsfrist ins Unternehmen schicken. Dann hat die Koordinierungsstelle aber einen erheblich erhöhten Bearbeitungsaufwand und es werden viele Rückfragen und Klärungen notwendig sein.
Hier noch ein wichtiger Hinweis:
Wir erarbeiten auch folgende weitere neuen Normanforderungen mit prozessorientierten Mindmaps: Steuerung externer Prozesse, Risiken und Chancen (Risikomanagement), Wissen der Organisation. Daher erteilen wir den Rat, erstellen Sie sich zunächst eine Master-Mindmap (bzw. Excel) in der sie die Prozesse und Verfahren eintragen und speichern diese anschließend unter dem jeweiligen Thema ab. Wir ergänzen für die Workshops zudem die Mindmaps um einen Ast „DIN EN ISO 9001:2015 -> THEMA (z.B. Abschnitt 8.4. Steuerung externe Prozesse und tragen in die Zweige die Anforderungen der Norm ein. Das hat den Vorteil im Workshop, dass alle Teilnehmer jederzeit Zugriff auf den Text der Norm bzw. deren Interpretation haben).

Die Mindmap Kontext der Organisation kann im Qualitätsmanagementsystem als Schaubild verwendet werden, ähnlich einer Prozesslandkarte. Wichtig ist, dass definiert wird, wie mit den Themen umgegangen wird. Da dies extrem aufwendig werden kann sollte vorher eine Bewertung stattfinden, welche Bedeutung das Thema hat. Aus der oben abgeleiteten Bewertung kann abgeleitet werden, dass bei Themen mit Bedeutung „niedrig“ Maßnahmen adhoc ergriffen werden, während bei Bedeutung „hoch“ Maßnahmenpläne vorhanden sein müssen. Wir raten dringend einmal identifizierte Themen in der Mindmap zu belassen und diese nicht zu löschen, damit diese in einem definierten Turnus auf eine veränderte Bedeutung hin überprüft werden können.

DOKUMENTATIONSEMPFEHLUNG

Bleibt die Frage, wie der Kontext der Organisation sinnvoll das Managementsystem integriert werden kann. Wenn sich Ihr Managementsystem und ein ggf. vorhandenes Handbuch an der Norm orientieren werden Sie unter dem Abschnitt 4 den Kontext beschreiben und die weitergehenden Informationen verknüpfen. Ist Ihr Managementsystem an Ihrem Unternehmen resp. der Organisation ausgerichtet, dann gliedern wir es immer bei den Managementprozessen ein. Wenn Sie einen Abschnitt Organisation haben, dann ist der Kontext eine Erweiterung dessen. Eine mögliche Gliederung wäre zum Beispiel:
1000000_Management
1010000_Planung
1020000_Organisation
1020100_Kontext
1020100_intern (darin befinden sich zum Beispiel Organigramme, Beschreibungen zu Mutter, Tochter, Standort, Vertriebsstandort, Produktionsstandort, Projektstandort, Partner etc.)
1020200_extern (hier könnte dann die Mindmap hinterlegt werden)
Neben dem oben bereits erwähnten Hinterlegen der Mindmap als Schaubild kann z. B. auf andere Verfahren, z. B. Lieferantenmanagement, Personalmanagement, Finanzen (inkl. Steuern) etc. verwiesen werden, entsprechend den im Workshop identifizierten Verantwortlichkeiten für die Prozesse.
Ein sehr typisches Instrument für die Umfelddiagnose ist die sogenannte PEST-Analyse. Sie setzt sich aus den vier Betrachtungsgebieten soziokulturell, technologisch, ökonomisch und politisch zusammen. Unsere Erfahrung damit ist, dass der Ansatz relativ abstrakt ist und die Gefahr besteht, dass viele Aspekte vergessen werden. Die praxisnahe Analyse über die Prozesse und die Befragung der Verantwortlichen offeriert ein Maximum an Themen, das dann über die Bewertung relativiert wird.

EIN GRUND ZUR FREUDE

Wenn Sie alle interessierten Parteien identifiziert und erarbeitet haben haben Sie eine exzellente Grundlage für das ebenfalls neue Thema Steuerung externer Prozesse. Hinter jedem externen Prozess steht natürlich eine interessierte Partei. Insofern haben Sie schon viel vorgearbeitet. Wenn die Fachabteilung, die für diesen externen Prozess zuständig ist, z.B. Einkauf für Lieferung und Warenannahme, dann noch definiert, wie der Prozess gesteuert wird, ist die Aufgabe erledigt. Beachten Sie aber, dass sie auch Prozesse steuern müssen, auf deren inhaltlichen Ablauf Sie keinen Einfluss haben. Als Beispiel soll hier die Tätigkeit des externen Datenschutzes dienen. Die Fachkompetenz liegt beim Experten, also beim Datenschützer, aber Sie müssen in Ihrem System darstellen, wie Sie den Prozess AN-steuern und ZURÜCK-erhalten und ggf. was Sie tun werden, wenn Bedingungen nicht erfüllt sind. Bevor Sie das beschreiben sollten Sie aber überprüfen, ob im Dienstleistungsvertrag entsprechendes geregelt ist. Dann brauchen Sie nur auf den Vertrag verweisen und wie sie diesen überwachen.
Wenn Sie Vorlagen für die Mindmaps benötigen können Sie gerne auf die greenQuality Flammersberger + Färber GbR zukommen.