Neues Jahr, neues Glück. Zu Beginn des Jahres planen bereits viele Arbeitnehmer ihren kompletten Jahresurlaub. Abteilungsleiter erstellen Bürobesetzungen in der Coronakrise. Wie sieht es aber mit der Einsicht der Mitarbeiter aus? Was ist erlaubt und was nicht? Dienstpläne können die unterschiedlichsten Informationen enthalten, die unter den Datenschutz fallen.

GRUNDPRINZIP DER DATENMINIMIERUNG

In vielen Unternehmen ist es Usus, die Dienstpläne einer gesamten Abteilung komplett auszuhängen und so für jeden zugänglich zu machen. Das soll dabei vor allem den Tausch einzelner Schichten unter den Mitarbeitern selbst ermöglichen.

Doch hierbei ergeben sich in Sachen Datenschutz Probleme: Im Dienstplan finden sich je nach Ausgestaltung eben nicht nur Vollnamen der Mitarbeiter, sondern auch Schichten, Urlaubszeiten, eventuell sogar besonders schützenswerte Daten (Krankheitsstatus) u. v. m. Je mehr entgegen dem Grundprinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit c DSGVO) gehandelt wird, desto schneller können auch andere Mitarbeiter tiefe Einblicke in die Privatsphäre des Betroffenen erhalten. Wann hat dieser und jener Urlaub? Wie oft ist er krank? Hat er immer nur Frühschichten? usw.

Ein Recht auf die Kenntnis dieser Daten haben zunächst jedoch nur Arbeitgeber und die betroffenen Arbeitnehmer in Persona.

EINWILLIGUNG NOTWENDIG?

Ein Angestellter hat grundsätzlich kein Anrecht darauf, zu wissen, wann seine Kollegen arbeiten, krank sind oder Urlaub nehmen. Er kann daher nicht von seinem Arbeitgeber die Veröffentlichung des kompletten Dienstplans verlangen. Ebenso wenig darf dieser den Dienstplan ungefragt allen öffentlich zugänglich machen. Der Datenschutz gewährt jedem Betroffenen, dass dessen personenbezogene Daten nur dann für andere zur Verfügung gestellt werden, wenn er diesem Vorgang eindeutig zustimmt (schriftliche Einwilligung).

Einwilligungen im Arbeitsverhältnis sind aber grundsätzlich problematisch, da Gerichte hier zumeist die Freiwilligkeit im Abhängigkeitsverhältnis des Arbeitgebers zum Arbeitnehmer anzweifeln. Auch entsteht natürlich eine Problematik sobald auch nur ein Mitarbeiter nicht einwilligt oder seine Einwilligung widerruft.

Ein Lösungsansatz wäre deshalb nicht die Einwilligung der Mitarbeiter einzuholen, sondern stattdessen zum Beispiel eine Veröffentlichung des Plan nur mit Anonymisierung oder Pseudonymisierung der Daten zu veranlassen (Nummern o.ä.). Die Zuordnung der einzelnen Zeilen kann etwa über Zahlen erfolgen, deren Zuweisung nur dem jeweils Betroffenen bekannt ist.