In Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit gibt es eine Unmenge an Vorsichtsmaßnahmen die man beachten sollte. Was es für Auswirkungen haben kann, wenn man gedankenlos mit E-Mails umgeht hat wohl die Cyber-Attacke auf den Bundestag im Sommer des Jahres gezeigt. Wir haben für Sie sieben goldene Regeln zusammengestellt, die man dringend beachten sollte.

REGEL 1 – ACHTUNG BEI MAILS UND CC

Verhindern Sie unrechtmäßige Datenweitergaben! Beim Versand einer E-Mail an mehrere externe Empfänger müssen Sie darauf achten, dass sie die Empfänger nicht in das „An“- oder „CC“ – sondern nur in das „BCC“-Feld setzen. Die E-Mail Adressen sind NUR in BCC für die anderen Empfänger nicht zu sehen.

REGEL 2 – SCHÜTZEN SIE IHRE E-MAIL KONTEN

Dies beginnt damit, dass Sie Ihren Rechner beim Verlassen des Arbeitsplatzes – auch wenn es nur für einen kurzen Moment ist – sperren, um unberechtigten Zugriff zu verhindern. Teilen Sie niemanden Ihre Passwörter mit und lassen Sie auch Ihre mobilen Endgeräte nicht unbeaufsichtigt liegen, bzw. sperren Sie auch diese unbedingt mit einem Passwort.

REGEL 3 – GESENDET IST GESENDET

Denken Sie daran, dass die „Senden“-Taste unglaublich schnell gedrückt ist – und dass Sie keine Chance haben, eine gesendete Mail zurückzuholen, wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen oder den von Ihnen angeschlagenen Ton abschwächen möchten. Oft verspricht man auch im Text, einen bestimmten Anhang anzufügen, und schickt dann das Mail ohne das Attachment. Sie können das alles verhindern, wenn Sie sich angewöhnen, die Adresszeile (den Empfänger) erst einzusetzen, wenn Sie alles kontrolliert haben.

REGEL 4 – FIRMENGEHEIMNISSE UND INTERNER SCHRIFTVERKEHR

Firmengeheimnisse oder interner Schriftverkehr dürfen nicht an Dritte bzw. Externe weitergeleitet werden. Achten Sie daher dringend immer darauf, dass Sie externen keine E-Mail-Kette weiterleiten. Hier finden sich meist irgendwo immer irgendwelche Informationen die nicht nach außen hätten dringen dürfen – und wenn es nur die E-Mail Adressen aller Beteiligten der E-Mail-Kommunikation sind.

REGEL 5 – SCHUTZ VOR KRIMINELLEN

Achten Sie bei E-Mails vor seltsamen Anhängen. Öffnen Sie keine seltsam erscheinenden Links. Kein seriöses Unternehmen – weder Sparkasse, noch Volksbank, Raiffeisenbank, Deutsche Bank oder Ebay – wird Sie per Mail auffordern, zu einer bestimmten Internetseite zu gehen und dort Ihre persönlichen Daten einzugeben oder zu aktualisieren. Wenden Sie sich bei Verdacht an die IT-Abteilung.

REGEL 6 – DATENANHÄNGE SCHÜTZEN

Verwenden Sie – sofern vorhanden – nur verschlüsselte E-Mail. In jedem Fall sollten Sie ihre Anhänge mit Passwort schützen (z. B. passwortgeschützte Zip- oder PDF-Dateien).

REGEL 7 – E-MAILS SIND WIE POSTKARTEN

E-Mails sind grundsätzlich nicht sicher. Sie können sie sich vorstellen wie eine Postkarte. Auf dem Weg zum Empfänger gibt es viele Zwischenstellen wo sie gelesen werden kann. Deshalb ist Verschlüsselung ein Muss.