Leider sieht man immer noch recht häufig, dass Unternehmen, für die der Umgang mit personenbezogenen Daten essenziell für ihr Geschäft ist, die Pflicht zur Bereithaltung eines Verfahrensverzeichnisses schlichtweg ignorieren. Aber wann genau besteht diese Pflicht? Wie haben diese Verfahrensverzeichnisse auszusehen und wie setzt man das am besten um?

VERFAHRENSVERZEICHNIS VERPFLICHTEND WENN…

Wenn ein Unternehmen als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet, so ist es nach § 4g Abs. 2 BDSG dazu verpflichtet „dem Beauftragten für den Datenschutz (…) von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen.“ Sofern ein Unternehmen von der Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen entbunden ist, entfällt diese Pflicht nicht, sondern geht lediglich auf den Geschäftsführer über. § 4g Abs. 2 BDSG verpflichtet nach Satz 1 zur Erstellung eines internen Verfahrensverzeichnisses und nach Satz 2 zur Erstellung eines öffentlichen.

DAS INTERNE VERFAHRENSVERZEICHNIS

§ 4g Abs.2 Satz 1 BDSG schreibt vor, dass dem bestellten Datenschutzbeauftragten umfangreiche Informationen über die systeminterne Datenerhebung und Datenverarbeitung zur Verfügung zu stellen sind. Diese müssen außerdem eine Liste aller zugriffsberechtigten Personen innerhalb der Stelle beinhalten. § 4e BDSG beschreiben dabei en detail welche Informationen das interne Verfahrensverzeichnis enthalten muss. Diese dokumentierte Selbstkontrolle hat die Aufgabe, der verantwortlichen Stellen den tatsächlichen Umfang ihrer Datenverarbeitung klar zu machen und somit die Verantwortlichkeit für den Schutz dieser Daten zu verdeutlichen. Das interne Verfahrensverzeichnis, wie der Name bereits verrät, ist lediglich für eine betriebsinterne Einsichtnahme vorgesehen und muss extern niemals veröffentlicht werden.

DAS ÖFFENTLICHE VERFAHRENSVERZEICHNIS

Dem gegenüber steht das öffentliche Verfahrensverzeichnis, das die Bewandtnis hat, Art und Umfang der erhobenen und verarbeiteten Daten gegenüber den betroffenen Nutzern transparent zu gestalten. Diese Veröffentlichungspflicht soll durchaus einen gewissen Druck auf die verantwortliche Stelle ausüben, gewissenhaft und datenschutzkonform mit den Daten der Betroffenen umzugehen. Das öffentliche Verfahrensverzeichnis muss ebenfalls die in § 4e Satz 1 Nr. 1-8 genannten Angaben enthalten, muss aber – im Gegensatz zum internen Verfahrensverzeichnis – keinerlei wettbewerbsrelevante Betriebsinterna in Form von allgemeinen Beschreibungen der Datenerhebung wie sie dort in Punkt Nr. 9 genannt werden, preisgeben. Das öffentliche Verfahrensverzeichnis muss allerdings nicht jederzeit öffentlich einsehbar bereitgestellt werden, sondern auch nur auf Antrag. Der Antrag kann aber durchaus von jedem gestellt werden. Dazu bedarf es weder einer Genehmigung noch einer speziellen Qualifikation des Antragstellers.

MELDEPFLICHT BETRIFFT AUCH ONLINE-HÄNDLER

Wie Rechtsanwalt Keller von der IT-Recht Kanzlei München bemerkt, sind Online-Händler als nichtöffentliche Stellen einzustufen und somit ebenfalls meldepflichtig: „Online-Händler erheben bereits aufgrund der Natur des gewählten Geschäftsmodells stets personenbezogene Kundendaten und müssen sich mithin als nichtöffentliche Stellen im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes behandeln lassen. Von vielen unbeachtet erwächst daraus die Pflicht, als Verantwortliche nach §4g Abs. 2 BDSG sowohl interne als auch öffentliche Verfahrensverzeichnisse zu führen, welche Art und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung dokumentieren und Aufschluss über die unternehmerische Datenschutzpolitik geben müssen. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob für das jeweilige Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss oder nicht.“
Diese Tatsache bringt natürlich auch mit sich, dass bei fehlenden Verfahrensverzeichnissen die Aufsichtsbehörden entsprechende Bußgelder verhängen. Darüber hinaus dürfen diese dann auch ohne Vorankündigung das Datenschutzniveau vor Ort im Unternehmen durch Betreten der Geschäftsräume überprüfen.